Stand: 30. Oktober 2026 · keine Steuer- oder Rechtsberatung
XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht. Beide beruhen auf derselben europäischen Norm, der EN 16931. Der Unterschied liegt darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Programm lesen kann.
XRechnung: nur Daten
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält alle Angaben der Rechnung, also Absender, Positionen, Beträge, Steuer, IBAN und Fälligkeit, aber kein Bild. Öffnen Sie sie im Browser oder Editor, sehen Sie Code wie <ram:GrandTotalAmount>659.26</ram:GrandTotalAmount>.
- Vorteil: Ein Programm übernimmt die Daten fehlerfrei, ohne Abtippen.
- Nachteil: Ohne Viewer oder Software kann niemand die Rechnung lesen.
- Herkunft: Die XRechnung ist der deutsche Standard der öffentlichen Verwaltung. Seit 2020 verlangen Bund und viele Länder sie von ihren Lieferanten. Inzwischen verschicken sie auch viele Unternehmen untereinander.
Eine XRechnung gibt es in zwei technischen Schreibweisen, CII und UBL. Für Sie als Empfänger ist das egal, ein guter Viewer liest beide.
ZUGFeRD: PDF mit Daten darin
Eine ZUGFeRD-Rechnung (international: Factur-X) ist ein PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei steckt. Das ist ein Hybridformat:
- Ein Mensch öffnet das PDF und sieht eine ganz normale Rechnung.
- Ein Programm liest die eingebettete XML und übernimmt die Daten.
Maßgeblich ist rechtlich der Datenteil, nicht das Bild. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML. Genau das nutzen Betrüger manchmal aus: Im PDF steht die richtige IBAN, in den Daten eine fremde. Prüfen Sie bei ZUGFeRD-Rechnungen deshalb, ob die Bankverbindung in beiden Teilen übereinstimmt. Unser XRechnung-Viewer zeigt Ihnen die Daten aus der XML.
Welche ZUGFeRD-Rechnungen zählen?
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, also Detailstufen:
| Profil | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein |
| BASIC-WL | Nein |
| BASIC | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Ja |
| EXTENDED | Ja |
| XRECHNUNG | Ja |
Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung. Sie gelten deshalb nicht als E-Rechnung.
Woran Sie erkennen, was Sie bekommen haben
- Dateiendung .xml, beim Öffnen sehen Sie Code: Das ist eine XRechnung.
- Dateiendung .pdf, sieht aus wie eine normale Rechnung: Das kann ZUGFeRD sein oder ein normales PDF. In vielen PDF-Programmen sehen Sie unter „Anhänge“ (Büroklammer-Symbol) eine Datei wie
factur-x.xmloderzugferd-invoice.xml. Dann ist es ZUGFeRD. - Am einfachsten: Ziehen Sie die Datei in unseren XRechnung-Viewer. Er erkennt das Format und zeigt es oben an.
Was ist besser?
Für Empfänger ist ZUGFeRD bequemer, weil man es auch ohne Programm lesen kann. Die XRechnung ist schlanker und eindeutiger, weil es nur eine Wahrheit gibt, die Daten. Wenn Sie selbst Rechnungen schreiben, fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, welches Format sie wünschen. Behörden verlangen fast immer XRechnung.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (zulässige Formate, ZUGFeRD-Profile)
- IHK München: Elektronische Rechnungen
- Bayerisches Landesamt für Steuern: Einführung der E-Rechnung