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Stand: 30. Oktober 2026 · keine Steuer- oder Rechtsberatung

Rechnungen aufbewahren nach GoBD: Fristen, E-Rechnung, Scannen

Jede Rechnung, die Sie bekommen oder schreiben, müssen Sie aufbewahren. Das verlangen das Steuerrecht und das Handelsrecht. Seit 2025 ist die Frist für Buchungsbelege kürzer. Gleichzeitig kommen mehr Rechnungen als Datei. Hier steht, was das für Ihre Ablage bedeutet.

Die Fristen

Unterlagen Frist Grundlage
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
Buchungsbelege, also auch Rechnungen 8 Jahre § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB

Handelsbriefe sind Schreiben, die ein Handelsgeschäft betreffen, also seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung. Dazu zählen etwa Auftragsbestätigungen oder Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben.

8 statt 10 Jahre: seit wann?

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Belege, deren alte 10-Jahres-Frist bis zum 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Sie wirkt also auch für ältere Belege.

Ausgenommen sind Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute. Für sie bleibt es bei 10 Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Wann die Frist beginnt

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Beispiel: Eine Rechnung vom März 2018 gehört zum Jahr 2018. Die Frist läuft ab dem 31. Dezember 2018 und endet am 31. Dezember 2026. Ab Januar 2027 dürfen Sie sie vernichten.

Es gibt eine wichtige Ausnahme: Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Das betrifft etwa laufende Betriebsprüfungen, Einsprüche oder vorläufige Bescheide. Fragen Sie vor dem Vernichten im Zweifel Ihre Steuerberatung.

E-Rechnungen: das Original ist die Datei

Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Das gilt für die XRechnung und für den Datenteil einer ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. Ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL, dort ist das PDF die Rechnung. Sie bewahren die Datei so auf, wie sie angekommen ist, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ersetzt sie nicht. Mehr zu den Formaten lesen Sie in XRechnung oder ZUGFeRD.

Bei ZUGFeRD genügt nach den GoBD grundsätzlich der Datenteil. Den sichtbaren PDF-Teil müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich wichtige Angaben enthält, die in den Daten fehlen oder davon abweichen. Viele bewahren deshalb einfach die ganze Datei auf.

Die Rechnung muss während der gesamten Frist lesbar gemacht werden können. Eine XML-Datei zeigen Sie zum Beispiel mit unserem XRechnung-Viewer als normale Rechnung an. Wie das im Alltag geht, steht in E-Rechnung öffnen und prüfen.

PDF- und Bildrechnungen

Kommt eine Rechnung als normales PDF per E-Mail, bewahren Sie das PDF auf. Elektronisch eingegangene Unterlagen bleiben elektronisch. Nur ausdrucken und die Datei löschen reicht nicht. Die E-Mail selbst müssen Sie nicht aufheben, wenn sie nur als Umschlag dient und keine steuerlich wichtigen Angaben enthält.

Papier scannen und vernichten

Papierbelege dürfen Sie einscannen und das Papier danach grundsätzlich vernichten. Das nennt man ersetzendes Scannen. Der Scan muss bildlich mit dem Original übereinstimmen und jederzeit lesbar sein. Sie sollten schriftlich festhalten, wer wann wie scannt und prüft. Für manche Unterlagen schreiben andere Gesetze das Papier vor. Klären Sie das, bevor Sie Originale entsorgen.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege bei Ihnen ankommen, wer sie bearbeitet, wo sie liegen und wie sie gegen Verlust und Veränderung geschützt sind. Für einen kleinen Betrieb kann das ein kurzes Dokument sein. Es sollte aktuell sein und zu dem passen, was Sie wirklich tun.

Quellen