Stand: 30. Oktober 2026 · keine Steuer- oder Rechtsberatung

E-Rechnung per E-Mail bekommen: So öffnen und prüfen Sie sie

Ein Lieferant schickt Ihnen eine Rechnung als XML-Datei. Sie klicken sie an, und der Browser zeigt nur Code. Das ist kein Fehler, sondern eine XRechnung. Sie ist für Programme gemacht, nicht für Menschen. So kommen Sie trotzdem schnell an den Inhalt.

1. Datei speichern

Speichern Sie den Anhang aus der E-Mail auf Ihrem Rechner. Bei einer XML-Datei handelt es sich um eine XRechnung. Bei einem PDF kann es eine ZUGFeRD-Rechnung sein, also ein PDF mit Daten darin, oder ein normales PDF. Mehr dazu in XRechnung oder ZUGFeRD.

2. Lesbar machen

Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Kostenloser Viewer im Browser: Ziehen Sie die Datei in unseren XRechnung-Viewer. Er zeigt sie als normale Rechnung an, mit Positionen, Summen und Bankverbindung. Die Datei wird dabei nicht hochgeladen, sie bleibt auf Ihrem Gerät. Über „Drucken“ machen Sie daraus ein PDF für die Ablage.
• Ihr Buchhaltungsprogramm: Viele Programme können E-Rechnungen inzwischen importieren und anzeigen.
• Offizielle Prüfwerkzeuge: Für Fachleute gibt es den kostenlosen Validator der KoSIT, mit dem auch die Behörden prüfen. Er ist eher technisch.

Vorsicht bei Online-Viewern, bei denen Sie die Rechnung hochladen müssen. Damit geben Sie die Daten Ihres Lieferanten und Ihre eigenen an einen fremden Dienst. Ein Viewer, der im Browser arbeitet, braucht das nicht.

3. Vor dem Bezahlen prüfen

Eine E-Rechnung kommt wie jede andere per E-Mail und kann gefälscht sein. Prüfen Sie vor der Zahlung:

• Kennen Sie den Absender, und haben Sie die Leistung bekommen? Stimmen Menge und Preis?
• Ist die IBAN die bekannte? Eine neue Bankverbindung ist das häufigste Zeichen für Betrug. Fragen Sie im Zweifel beim Lieferanten nach, und zwar über eine Telefonnummer, die Sie schon kennen, nicht über eine aus der E-Mail.
• Ist die Rechnung schon bezahlt? Doppelte Rechnungen mit neuer Nummer kommen häufiger vor, als man denkt.
• Gibt es Skonto? In XRechnungen steht Skonto oft in einer eigenen Zeile. Ein Viewer zeigt es Ihnen mit Datum an.

4. Richtig aufbewahren

Aufbewahren müssen Sie die E-Rechnung selbst, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF mit den Daten darin, unverändert. Ein Ausdruck oder ein PDF, das Sie aus der XRechnung erzeugt haben, ist nur eine Lesekopie und ersetzt das Original nicht. Buchungsbelege bewahren Sie 8 Jahre auf.

Wenn es mehr werden

Bei ein paar E-Rechnungen im Monat reicht ein Viewer. Wenn es mehr werden, lohnt sich eine Software, die die Rechnungen sammelt, Betrag, IBAN und Fälligkeit übernimmt, an Fristen erinnert und die Zahlung vorbereitet. Das macht Dueinbox: Sie leiten die E-Mail weiter, Dueinbox liest die Rechnung aus und erinnert Sie an die Fälligkeit.

Quellen

• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung (Empfang, Aufbewahrung)
• KoSIT: Validator für XRechnung
• Bayerisches Landesamt für Steuern: Einführung der E-Rechnung