Dueinbox
← Zur Startseite

Datenschutzerklärung Dueinbox

Stand: 29. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Alexander Meier – Dueinbox, Wilhelmstr. 31, 42553 Velbert, Deutschland E-Mail: info@dueinbox.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

2. Überblick

Dueinbox ist eine Software für Betriebe unter https://app.dueinbox.com, mit der Kunden eingehende Rechnungen sammeln, auslesen lassen und bezahlen vorbereiten.

Der Server mit Datenbank und Dokumenten steht in Deutschland. Für einzelne Aufgaben setzen wir Dienstleister ein, die Daten auch in den USA verarbeiten: das Auslesen von Dokumenten (Anthropic) und die Annahme von E-Mails für den E-Mail-Eingang (Cloudflare). Die Abos verkauft und rechnet Link ab, ein Unternehmen der Stripe-Gruppe in den USA, als eigener Verantwortlicher (Abschnitt 6). Einzelheiten stehen in Abschnitt 8. Dueinbox nutzt keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste.

3. Aufruf der Website und der App

Diese Regeln gelten für die Website https://dueinbox.com ebenso wie für die App. Die Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und lädt keine Inhalte von fremden Servern (Schriften, Skripte, Videos). Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung. Sie werden nur verwendet, um die Seite auszuliefern und den Betrieb abzusichern. Der vorgeschaltete Webserver schreibt keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Seine Fehlerprotokolle werden fortlaufend überschrieben (höchstens 30 MB). Zum Schutz vor Passwort-Raten speichern wir IP-Adressen nur kurzzeitig in Zählern (Abschnitt 4).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist ein sicherer und funktionierender Betrieb.

4. Kundenkonto

Daten:

Zweck:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für die Sitzungsdaten und den Schutz vor Missbrauch zusätzlich lit. f (Sicherheit).

Schutz vor Passwort-Raten: Für Anmeldung, Passwort-Reset und Einladungen zählen wir Versuche je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse. Diese Zähler werden nach höchstens einem Tag gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies: Die App setzt ein technisch notwendiges Sitzungscookie für die Anmeldung. Wählt ein Nutzer eine andere Sprache, speichert ein Cookie diese Wahl für ein Jahr. Beides ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil es für den ausdrücklich gewünschten Dienst nötig ist.

5. Inhalte, die Kunden in der App verarbeiten

Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und andere Dokumente, die Kunden hochladen, fotografieren oder an ihre Eingangsadresse senden lassen, die daraus ausgelesenen Zahlungsdaten (etwa Empfänger, IBAN, Betrag, Rechnungsnummer), Freigaben, Notizen und der Verlauf jeder Zahlung werden im Auftrag des jeweiligen Kunden verarbeitet (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist der Kunde. Das betrifft auch Personen, die in den Dokumenten genannt sind, etwa Rechnungssteller, Ansprechpartner oder Absender von Mails an den E-Mail-Eingang. Sie wenden sich bitte an den Kunden. Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir an ihn weiter.

Auslesen mit KI: PDF-Dateien und Bilder übermitteln wir zum Auslesen an die Programmierschnittstelle von Anthropic (Abschnitt 8). Übertragen wird das Dokument selbst, nicht das Kundenkonto. Elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) liest Dueinbox ohne KI auf dem eigenen Server; bei ZUGFeRD wird zusätzlich das sichtbare PDF zum Abgleich übermittelt. Die Hinweise des Wächters (neue IBAN, doppelt, schon bezahlt) berechnet Dueinbox regelbasiert auf dem eigenen Server. Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt; ob gezahlt wird, entscheidet immer der Kunde.

E-Mail-Eingang: Mails an die Eingangsadresse nimmt Cloudflare an und reicht sie verschlüsselt an unseren Server weiter, ohne sie zu speichern (Abschnitt 8). Von diesen Mails speichern wir die Anhänge sowie Absender, Betreff, Zeitpunkt und Ergebnis in einem Protokoll, das der Kunde einsehen kann. Das Protokoll wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

6. Buchung und Rechnungen

Kostenpflichtige Tarife verkauft Sold through Link, LLC, USA, ein Unternehmen der Stripe-Gruppe („Link“), als Händler (Merchant of Record). Link schließt mit dem Kunden den Kaufvertrag über das Abo, wickelt die Zahlung ab und stellt die Rechnungen. Für die Zahlungs- und Rechnungsdaten ist Link eigener Verantwortlicher; dafür gelten die Datenschutzhinweise von Link, die beim Bezahlvorgang angezeigt werden. Die Daten werden dabei auch in die USA übermittelt. Die Zahlungsdaten (Karte, Konto oder andere Zahlungsmittel) gibt der Kunde direkt auf der Bezahlseite von Stripe ein; wir erhalten sie nicht, insbesondere keine Kartendaten.

Daten bei uns:

Zweck:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.

7. E-Mails

Dueinbox versendet E-Mails:

Der Versand läuft über ein Postfach im Webhosting der Hetzner Online GmbH in Deutschland, Absender reminder@dueinbox.com, mit Transportverschlüsselung (TLS). Erinnerungen und Mitteilungen zum Vertrag sind Teil der Leistung und keine Werbung.

8. Empfänger

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb nötig ist:

9. Speicherdauer

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

Eine E-Mail an info@dueinbox.com genügt.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

11. Sicherheit

Einzelheiten stehen in den technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.