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Stand: 30. Oktober 2026 · keine Steuer- oder Rechtsberatung

E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Was kleine Betriebe tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen. Sie kommt in Stufen. Für viele kleine Betriebe ist vor allem die erste Stufe wichtig, und die gilt schon: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, vor allem:

Wichtig: Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Es zählt als „sonstige Rechnung“.

Der Zeitplan

Ab Was gilt
1. Januar 2025 Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist.
2025 und 2026 Beim Ausstellen dürfen alle noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken.
1. Januar 2027 Wer im Vorjahr (2026) mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter lag, darf bis Ende 2027 noch Papier oder PDF verschicken.
1. Januar 2028 Grundsätzlich alle Unternehmen müssen bei Geschäften mit anderen Unternehmen im Inland E-Rechnungen ausstellen.

Ausnahmen

Vom Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen sind:

Vom Empfangen ist niemand ausgenommen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen können.

Was heißt „empfangen können“?

Dafür reicht nach Auskunft der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Sie müssen also nichts Besonderes kaufen. Das Problem liegt woanders: Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Wer sie doppelt anklickt, sieht Programmcode und keine Rechnung. Lesen, prüfen und bezahlen lässt sie sich nur mit einem passenden Programm, etwa unserem kostenlosen XRechnung-Viewer.

Was Sie jetzt tun sollten

  1. Ein Postfach für Rechnungen festlegen, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de, und Lieferanten mitteilen.
  2. E-Rechnungen lesbar machen. Ein Viewer zeigt die Datei als Rechnung an. Wer viele Rechnungen bekommt, spart mit einer Software Zeit, die Betrag, IBAN und Fälligkeit direkt übernimmt.
  3. Richtig aufbewahren. Aufzubewahren ist die E-Rechnung selbst, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML. Ein Ausdruck oder ein Bild davon reicht nicht. Buchungsbelege müssen Sie 8 Jahre aufbewahren.
  4. An die eigene Ausstellung denken. Spätestens für 2028 brauchen Sie ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Viele Buchhaltungsprogramme können das bereits.

Und der Vorsteuerabzug?

Auch der Vorsteuerabzug ist betroffen: Ist eine Rechnung zur E-Rechnung verpflichtet, berechtigt grundsätzlich nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung zum Vorsteuerabzug. Ab den jeweiligen Stichtagen sollten Sie also darauf achten, dass Ihre Lieferanten wirklich E-Rechnungen schicken. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Quellen